13/06/2020 Os benefícios dos processos estabelecidos para uma empresa

Muito se fala na importância dos processos. Existem os profissionais que acreditam que o padrão entrega valor e existem aqueles que os vêem como camadas burocráticas que limitam a inovação e a agilidade de uma empresa.

Existem os dois lados nesta moeda, porém, a gestão de processos é fundamental para empresas em qualquer fase de sua existência e independe de seu porte, pois todas são nada menos que uma coleção de processos.

Existem processos para pagar as contas, receber os insumos, contratar funcionários, criar um produto, prestar um serviço, enfim tudo o que se faz em uma empresa é um processo, e ele pode ser formal ou informal.

O que são processos?

De maneira simples e prática, processo é o formato estruturado e rico em detalhes a respeito da explicação ou passo a passo de uma atividade que será desenvolvida pelas equipes da empresa, e seu objetivo é padronizar e escalar a realização da atividade. 

Os prejuízos da ausência de processos

Padronizar as atividades traz uma série de vantagens para a rotina de uma empresas, por outro lado, a ausência deles e a liberdade de se fazer de qualquer jeito onera as entregas e a qualidade final. Confira os principais prejuízos: 

- Falta de padrão nas entregas 

Quando a empresa não possui os procedimentos detalhados e acessíveis, as entregas acabam diferentes entre os funcionários. O cliente sente as diferenças quando muda o colaborador que está lhe atendendo, pois elas não seguem a mesma linha de similaridade, prejudicando a experiência e os resultados propostos. 

- Retrabalho devido a erros repetidos

Um problema sempre temido dentro das organizações é o retrabalho. Uma de suas causas é a ocorrência de erros básicos, que são repetidos diversas vezes. Não há um gestor que não desanime ao ver que sua equipe está cometendo erros que já haviam sido solucionados.

 - Improdutividade e treinamentos ineficientes 

As dúvidas frequentes, junto ao retrabalho, são os principais ladrões de tempo. Resolver dúvidas básicas é comum, principalmente quando um colaborador está entrando na empresa, onde utiliza grande parte de seu tempo para solicitar a atenção de um colega mais experiente.

Pode parecer que estas situações não afetam tanto o rendimento, mas quando se soma todos estes tempos, é possível ver a produtividade escoando por todos os lados, tanto do novato, que poderia estar crescendo mais rapidamente, quanto do colaborador mais experiente que, por vezes, atrasa suas tarefas e não consegue dar atenção a atividades mais inovadoras.

Passo a passo para desenvolver processos

O primeiro passo, quando se pensa em começar a desenvolver é “organizar a casa”, para, depois, começar a utilizar os processos entre os colaboradores.

- Mapear os processos 

Comece segmentando a empresa por seus setores, definindo os responsáveis para cada um deles, os quais irão listar suas atividades diárias e práticas que desenvolvem para cumprir suas funções.

Uma prática interessante, é conversar com o restante da equipe, a fim de encontrar novas informações que irão complementar na hora de produzir o processo. 

- Trilhas de conhecimento 

As trilhas de conhecimento são formatos que você pode ordenar o passo a passo dos processos, com o intuito de que ele seja consumido na ordem necessária para se absorver o conhecimento, sem que seja possível pular etapas. Isso garante que a pessoa veja tudo que precisa para começar a desempenhar suas atividades. 

- Base de conhecimento 

Algumas dúvidas que surgem são: onde armazenar esses processos? E, como fazer para que a equipe tenha o material sempre disponível?  

Desenvolver uma base de conhecimento é a melhor solução para armazenar e distribuir os processos que serão utilizados pela equipe. É importante que a plataforma seja simples, assim todos conseguirão acessar e encontrar as informações que precisam. Importante que seja algo virtual para ser acessado por todos, onde quer que estejam e aqui existe uma união de forma e conteúdo, primeiro dê atenção ao conteúdo e depois organize a forma.

Os benefícios de processos estabelecidos

Mais do que corrigir problemas, os processos trazem oportunidades de melhorias. 

- Economia de recursos 

Em um primeiro momento, nota-se que a base de conhecimento auxilia na resolução de dúvidas repetitivas e básicas, logo observa-se uma economia significativa de tempo e produtividade de todas as pessoas envolvidas, que poderão destinar sua atenção para atividades mais relevantes para o crescimento do negócio. 

- Entregas padronizadas 

Com os processos bem definidos e a entrega padronizada, existe uma clara melhora na experiência do cliente, transmitindo confiança e sustentando maior valor agregado.

- Mais tempo 

Se as tarefas forem realizadas com disciplina, dedicação e utilizando os processos bem definidos, os colaboradores terão seu tempo melhor empregado, conseguindo finalizar as demandas com tranquilidade e ter maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

 O uso de processos só traz vantagens para as empresas, que podem crescer e se desenvolver de forma orgânica, escalável e seguindo critérios de qualidade previamente desenvolvidos e testados.